Versenden und Verwalten von E-Mails aus einer Bestellung oder einem Angebot/Rechnung
Das Versenden von Nachrichten direkt aus Bestellungen oder Angeboten/Rechnungen erleichtert die Kommunikation und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen im richtigen Kontext gesendet werden. Dies minimiert den Zeitaufwand und Fehler bei der Kommunikation mit Kunden.
Ziel des Vorgangs
Erstellung und Verwaltung von E-Mails direkt aus Bestellungen oder Angeboten/Rechnungen zur effizienten und kontextgebundenen Kommunikation mit Kunden.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Navigieren zur Bestellung oder zum Angebot/Rechnung
Öffnen Sie die entsprechende Bestellung oder das Angebot/Rechnung, aus der/dem Sie eine Nachricht versenden möchten.
Versenden einer Nachricht
In Bestellungen:
Im Layout der Bestellung finden Sie auf der rechten Seite den Button „E-Mail“.
Klicken Sie auf den Button mit dem Pfeil nach unten neben „E-Mail“, um eine Nachrichtenvorlage auszuwählen.
In Angeboten/Rechnungen:
Stellen Sie sicher, dass das Angebot oder die Rechnung finalisiert wurde. Nach dem Finalisieren erscheint der Button „E-Mail“ in der rechten Spalte.
Um eine Nachrichtenvorlage zu verwenden, klicken Sie auf den Button „Nachrichtenvorlagen verwenden“.
Erstellen der Nachricht
Nachdem Sie den Button geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster zur Erstellung der Nachricht.
Die Nachricht besteht aus folgenden Feldern:
Empfänger: Der Primärkontakt aus der Bestellung oder dem Angebot/Rechnung wird automatisch als Empfänger eingetragen.
CC und BCC: Optional können weitere Empfänger hinzugefügt werden.
Betreff: Der Betreff wird automatisch aus der Vorlage übernommen oder kann manuell eingetragen werden.
Body: Der Nachrichtentext wird ebenfalls aus der Vorlage übernommen oder kann manuell bearbeitet werden.
Anhänge: Hier können Sie bei Bedarf Dateien anhängen.
Auswahl der Empfänger
Es können nur Empfänger ausgewählt werden, die im CRM hinterlegt sind. Eine freie Eingabe von E-Mail-Adressen ist nicht möglich.
Wenn Sie E-Mails an interne Kollegen oder Partner senden möchten, müssen diese zuvor im CRM angelegt worden sein.
Versenden der Nachricht
Nachdem die Nachricht erstellt wurde, klicken Sie oben links im Fenster auf den Button „Senden“, um die E-Mail zu verschicken.
Verwalten und Anzeigen erstellter E-Mails
Erstellte E-Mails können im Aktivitäten-Stream der jeweiligen Bestellung oder in der rechten Spalte des Angebots/Rechnung eingesehen werden.
E-Mails, die noch nicht versendet wurden, sind mit dem orangefarbenen Label „Entwurf“ gekennzeichnet.
E-Mails in Bestellungen
Innerhalb einer Bestellung werden alle erstellten E-Mails im Aktivitäten-Stream angezeigt.
E-Mails in Angeboten/Rechnungen
Erstellte E-Mails innerhalb eines Angebots oder einer Rechnung können in der rechten Spalte unter dem Collapse-Panel „Nachricht“ gefunden werden.
Das Panel wird nur angezeigt, wenn Nachrichten vorhanden sind.
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