Rechnungserstellung
Warum ist die Rechnungserstellung aus einer Bestellung wichtig?
Die Rechnungserstellung direkt aus einer Bestellung stellt sicher, dass alle abrechnungsrelevanten Daten korrekt, vollständig und eindeutig mit einem Auftrag verknüpft sind. Sie ermöglicht es, den gesamten kommerziellen Prozess – von Angebot über Bestellung bis zur Rechnung – effizient in einem zentralen System abzubilden.
Diese integrierte Funktion bietet folgende Vorteile:
Automatische Datenübernahme: Kundendaten, Positionsinhalte und Angebotsnummern werden direkt übernommen.
Fehlervermeidung: Keine manuelle Übertragung oder doppelte Erfassung von Rechnungspositionen notwendig.
Konsistenz im Prozess: Vom Angebot bis zur Zahlung bleibt alles nachvollziehbar im Zusammenhang mit dem Auftrag dokumentiert.
Standardisiertes Layout: Verwendung vordefinierter Vorlagen sichert professionelle Dokumentengestaltung.
Wie wird eine Rechnung innerhalb einer Bestellung erstellt?
Zur Bestellung navigieren:
Öffne die betreffende Bestellung über das Board oder die Tabellenansicht.
Rechnungsbereich öffnen:
Auf der rechten Seite der Bestellung im Panel „Rechnung“ auf „+ Neue Rechnung erstellen“ klicken.
Rechnungsvorbereitung:
Ein Pop-up-Fenster öffnet sich mit zwei Optionen:
1. Angebot als Basis wählen (optional):
Auswahl eines bestehenden Angebots aus der Bestellung.
Die Rechnungspositionen und Angebotsnummer werden übernommen.
2. Layout des Dokuments wählen (Pflichtfeld):
Auswahl eines vordefinierten Layouts für die Rechnung.
Layouts werden im Settings-Modul unter „Dokumentenlayout“ verwaltet.
Falls kein Layout gewählt wird, verwendet das System das Standardlayout.
Rechnung erstellen:
Nach Auswahl des Layouts auf „Ausführen“ klicken.
Die Rechnung wird erstellt und erscheint im Rechnungsbereich der Bestellung.
Wofür wird die Rechnungserstellung genutzt?
Fakturierung von Angeboten: Übernahme von genehmigten Angeboten zur sofortigen Weiterverrechnung.
Buchhalterische Nachverfolgung: Klare Trennung und Kennzeichnung von Rechnungsstatus (Entwurf, Finalisiert, Gesendet, Bezahlt).
Rechtssichere Abrechnung: Standardisierte Layouts ermöglichen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Zahlungsüberwachung: Rechnungen sind mit Beträgen, Kundendaten und Verknüpfung zur Bestellung vollständig dokumentiert.
End-to-End-Prozesskette: Von Anfrage bis Bezahlung – alle Schritte in einem zentralen Workflow abgebildet.
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