Nachrichtenvorlagen (E-Mail Templates)
Nachrichtenvorlagen erleichtern die Kommunikation mit Kontakten. Dies minimiert den Zeitaufwand für die Kommunikation mit Kunden. Beim Erstellen einer Nachricht (E-Mail) wird der Betreff sowie der Nachrichtentext (Body) aus der ausgewählten Vorlage übernommen.
Erstellen/Verwalten von E-Mail Templates
Ziel des Vorgangs
Erstellung und Verwaltung von Nachrichtenvorlagen zur Effizienzsteigerung der Kundenkommunikation.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Navigieren zu den Einstellungen
Gehen Sie auf der SERVICER Startseite oben rechts auf den Punkt „Einstellungen“. Ein neues Fenster mit allen Einstellungen wird geöffnet.
Aufrufen der Nachrichtenvorlagen
Auf der linken Seite befindet sich ein Menü. Klicken Sie dort auf den Punkt „Nachrichtenvorlagen“.
Erstellen einer neuen Vorlage
Eine Liste der bereits vorhandenen Nachrichtenvorlagen wird angezeigt. Überhalb dieser Liste befindet sich die Option, neue Vorlagen zu erstellen.
Geben Sie einen Namen für die neue Vorlage ein und drücken sie “Enter” um die Vorlage zu erstellen. Die neue Vorlage öffnet sich auf der rechten Seite.
Ausfüllen der Vorlagenfelder
Die Vorlage besteht aus folgenden vier Feldern:
Name: Interner Name der Vorlage (wird nur intern verwendet).
Schlüssel: Interner Schlüssel der Vorlage (wird nur intern verwendet).
Betreff: Der Betreff, der beim Verwenden der Vorlage in die E-Mail übernommen wird.
Beschreibung: Der zukünftige Body der E-Mail.
Speichern und Verwalten der Vorlagen
Beim bearbeiten der Vorlagen speichern sich diese selber (Auto-Save). Sie wird nun in der Liste der vorhandenen Nachrichtenvorlagen angezeigt und kann bei Bedarf bearbeitet oder gelöscht werden.
Löschen von Vorlagen
Um eine Vorlage zu löschen, öffnen Sie diese. Sie finden oben rechts das Kontextmenü (drei Punkte). Klicken Sie darauf.
In dem Overlay im Bereich „Actions“ gibt es die Option „Löschen“. Bitte beachten Sie, dass es keine Möglichkeit gibt, gelöschte Vorlagen wiederherzustellen.
Automatisierungsregeln für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen
Automatisierungsregeln ermöglichen es, standardisierte Nachrichtenvorlagen automatisch zu verwenden und Nachrichten automatisch zu versenden. Dies erleichtert die konsistente Kommunikation mit Kunden und spart Zeit.
Ziel des Vorgangs
Einrichtung und Verwaltung von Automatisierungsregeln zur automatischen Verwendung von Nachrichtenvorlagen und dem automatisierten Versand von Bestätigungs-E-Mails.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Navigieren zu den Einstellungen
Gehen Sie auf der SERVICER Startseite oben rechts auf den Punkt „Einstellungen“. Ein neues Fenster mit allen Einstellungen wird geöffnet.
Aufrufen der Nachrichtenvorlagen
Auf der linken Seite befindet sich ein Menü. Klicken Sie dort auf den Punkt „Nachrichtenvorlagen“.
Öffnen des Automatisierungsbereichs
Über der Liste der Nachrichtenvorlagen befindet sich der Bereich für Automatisierungsregeln. Klicken Sie auf das Collapse Panel, um die verschiedenen Regeln zu bearbeiten.
Einrichtung von Automatisierungsregeln
Nachricht erstellen:
Wenn Sie eine Nachricht aus einer Rechnung/einem Angebot erstellen, können Sie festlegen, ob eine bestimmte Vorlage standardmäßig verwendet werden soll.
Angebot: Wenn eine Nachricht innerhalb eines Angebots geschrieben wird, sollte die entsprechende Vorlage verwendet werden.
Rechnung: Wenn eine Nachricht innerhalb einer Rechnung geschrieben wird, sollte die entsprechende Vorlage verwendet werden.
Bestätigungsmail:
Wenn eine Anfrage in eine Bestellung oder ein Ticket umgewandelt wird, kann automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden gesendet werden.
Bestellung: Wenn eine Bestellung durch eine Anfrage erstellt wird, sollte die folgende Nachricht an den Kunden gesendet werden.
Ticket: Wenn ein Ticket durch eine Anfrage erstellt wird, sollte die folgende Nachricht an den Kunden gesendet werden.
Hinweis: Wenn eine Bestellung oder ein Ticket manuell erstellt wird, wird keine Bestätigungs-E-Mail gesendet.
Spezielle Regeln für API-basierte Bestellungen
Sollte keine Vorlage hinterlegt sein, wird keine Bestätigungs-E-Mail verschickt, wenn eine neue Bestellung/Ticket über die API (Requests) erstellt wird.
Besondere Hinweise
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Bestellungen und Tickets korrekt hinterlegt sind.
Überprüfen Sie regelmäßig die Automatisierungsregeln, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Geschäftsprozessen entsprechen.
Änderungen an den Automatisierungsregeln können erhebliche Auswirkungen auf die Kommunikation mit Kunden haben, daher sollten diese Änderungen sorgfältig geprüft und getestet werden.
Mit diesen Schritten können Sie effizient Automatisierungsregeln in der SERVICER-App einrichten und verwalten, um die Kommunikation mit Kunden zu optimieren und zu standardisieren.
Verwendung von Platzhaltern in Nachrichtenvorlagen
Einbindung von Informationen aus Bestellungen, Tickets, Kundenprofilen, Angeboten und Rechnungen in E-Mails.
Innerhalb von Nachrichtenvorlagen können Platzhalter verwendet werden, um automatisch Informationen aus dem Kontext in E-Mails einzufügen. Platzhalter können sowohl im Betreff als auch im Body der E-Mail verwendet werden.
Platzhalter-Syntax und Funktionsweise
Syntax: Platzhalter sind durch geschweifte Klammern {} gekennzeichnet.
Funktionsweise: Damit Platzhalter korrekt funktionieren, muss die spätere E-Mail mit den entsprechenden Objekten verlinkt sein. Beispielsweise muss eine E-Mail, die den Namen eines Angebots automatisch einfügen soll, mit einem Angebot verlinkt sein.
Wichtig: Ist die E-Mail nicht mit dem entsprechenden Objekt verlinkt, bleibt der Platzhalter leer.
Verfügbare Platzhalter
Order (Bestellung)
{Order.Name}
{Order.Priority}
{Order.Phase}
{Order.Owner}
{Order.InternalLink}
{Order.AcceptanceURL}
{Order.AcceptanceButton}
{Order.Form.Link.<FormKey>}
Hinweis: Funktioniert nur für Formulare vom Typ "Update". Die Nachricht muss auch mit einer Bestellung verlinkt sein.
{Order.CustomField.<CustomFieldKey>}
Hinweis: Werte aus benutzerdefinierten Feldern werden automatisch in Zeichenfolgen umgewandelt. Dokumente in einem benutzerdefinierten Feld können nicht eingefügt werden.
Ticket
{Ticket.Name}
{Ticket.Priority}
{Ticket.Phase}
{Ticket.Owner}
Customer (Kunde)
{Customer.Name}
{Customer.FirstName}
{Customer.LastName}
{Customer.Email}
{Customer.Phone}
{Customer.MobilePhone}
{Customer.Type}
{Customer.Street}
{Customer.PostCode}
{Customer.City}
{Customer.BillingName}
{Customer.BillingStreet}
{Customer.BillingPostCode}
{Customer.BillingCity}
Offer (Angebot)
{Offer.Name}
{Offer.InternalLink}
{Offer.BillingDate}
{Offer.Subtotal}
{Offer.VAT}
{Offer.Total}
{Offer.State}
Invoice (Rechnung)
{Invoice.Name}
{Invoice.InternalLink}
{Invoice.BillingDate}
{Invoice.Subtotal}
{Invoice.VAT}
{Invoice.Total}
{Invoice.State}
Form (Formular)
{Form.Link.<FormKey>}
Hinweis: Funktioniert nur für Formulare vom Typ "Create".
Durch die Verwendung dieser Platzhalter in Nachrichtenvorlagen können Sie E-Mails effizient und personalisiert gestalten, indem relevante Informationen automatisch eingefügt werden.
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